Como terceirizar o parque de impressão da sua empresa

De acordo com a Gartner, empresas gastam até 3% de sua receita anual com impressão, muitas vezes sem controle efetivo. Gerenciar um parque de impressão interno envolve custos ocultos e desafios operacionais que impactam diretamente a produtividade e o orçamento.

Terceirizar o parque de impressão da sua empresa significa transferir a gestão completa dos equipamentos, suprimentos e manutenção para um provedor externo. Essa estratégia otimiza recursos e libera sua equipe para focar no core business.

Este artigo detalha o que é o outsourcing de impressão, seus principais benefícios e o processo para escolher o parceiro ideal, como as empresas de locação de impressoras que oferecem soluções completas.

Entendendo a terceirização de impressão

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é a delegação da gestão de toda a infraestrutura de impressão de uma empresa a um fornecedor especializado. Isso inclui desde a aquisição e manutenção dos equipamentos até o fornecimento de suprimentos e o controle de custos. O objetivo é simplificar a operação e garantir a eficiência.

Essa modalidade de serviço abrange multifuncionais, impressoras e softwares de gerenciamento. O provedor assume a responsabilidade por todo o ciclo de vida dos ativos. A empresa cliente paga uma mensalidade pelo serviço, geralmente baseada no volume de páginas impressas.

Por que considerar a terceirização?

Considerar a terceirização é uma decisão estratégica para reduzir despesas e aumentar a eficiência operacional. A gestão interna de impressoras exige tempo e recursos que poderiam ser direcionados para atividades mais críticas. Além disso, a manutenção e a atualização tecnológica representam desafios constantes.

A terceirização resolve a obsolescência tecnológica, pois o fornecedor garante equipamentos modernos e eficientes. Isso elimina a necessidade de grandes investimentos iniciais em hardware. Há também uma previsibilidade de custos, facilitando o planejamento financeiro.

Cenários ideais para terceirizar

A terceirização de impressão é ideal para empresas de todos os portes que buscam otimizar custos e processos. Negócios com alto volume de impressão se beneficiam da redução de despesas com suprimentos e manutenção. Empresas com equipes de TI sobrecarregadas encontram na terceirização uma forma de liberar seus profissionais.

Organizações que necessitam de flexibilidade e escalabilidade em sua infraestrutura de impressão também se encaixam nesse cenário. Em momentos de crescimento ou sazonalidade, o parque de impressão pode ser ajustado rapidamente. A Aluguesuaimpressora, por exemplo, um braço da Prebianchi, oferece essa adaptabilidade desde 2010.

Outro cenário ideal são as empresas que visam maior controle sobre os gastos com impressão. Com sistemas de bilhetagem e relatórios detalhados, é possível identificar e corrigir desperdícios. Segundo a Quocirca, 90% das empresas que adotam o outsourcing de impressão relatam melhoria no controle de custos.

Benefícios da terceirização de impressão

Redução de custos operacionais

A redução de custos operacionais é um dos principais atrativos da terceirização. O modelo de pagamento por página elimina despesas imprevisíveis com suprimentos, peças e manutenção. A empresa não precisa mais investir na compra de impressoras, liberando capital de giro.

Além disso, há uma diminuição significativa no consumo de energia e no descarte de resíduos. Fornecedores especializados utilizam equipamentos mais eficientes e promovem o reuso de cartuchos e toners. Isso contribui para a sustentabilidade e para a economia de recursos.

Otimização de recursos e tempo

A terceirização libera a equipe interna de TI para focar em projetos estratégicos. A gestão de impressoras, que demanda tempo e conhecimento técnico, é transferida para o especialista. Isso otimiza o uso dos recursos humanos da empresa.

O tempo gasto com a resolução de problemas de impressão, como atolamentos ou falta de suprimentos, é eliminado. O suporte técnico é responsabilidade do fornecedor, garantindo agilidade e eficiência. A produtividade dos colaboradores aumenta, pois eles têm acesso a equipamentos sempre funcionais.

Acesso a tecnologia de ponta e suporte especializado

Ao terceirizar, a empresa garante acesso a tecnologias de impressão mais recentes e eficientes. Os fornecedores investem constantemente em novos equipamentos e softwares de gerenciamento. Isso assegura que o parque de impressão esteja sempre atualizado, sem a necessidade de grandes investimentos.

O suporte especializado é contínuo, com técnicos qualificados para resolver qualquer problema rapidamente. A Prebianchi, fundada em 2002, se destaca por oferecer suporte N1, N2 e N3 de alto nível. Esse suporte garante a máxima disponibilidade dos equipamentos.

A segurança da informação também é aprimorada com sistemas de impressão modernos. Funcionalidades como autenticação de usuário e criptografia de dados protegem documentos confidenciais. Segundo a IDC, empresas com outsourcing de impressão reportam maior segurança e conformidade.

O processo de terceirização

Avaliação das necessidades da empresa

O primeiro passo para terceirizar o parque de impressão da sua empresa é a análise detalhada das suas demandas atuais e futuras. Isso inclui o volume médio de impressões, tipos de documentos, cores, formatos e a necessidade de funcionalidades específicas, como digitalização e cópia. É crucial entender o fluxo de trabalho e identificar gargalos.

Seleção do fornecedor e proposta de serviço

Com as necessidades mapeadas, o próximo passo é pesquisar e entrar em contato com empresas de locação de impressoras que possam atender a esses requisitos. Solicite propostas detalhadas, comparando não apenas os preços, mas também os serviços inclusos, a qualidade dos equipamentos e o suporte oferecido.

É importante que o fornecedor ofereça um plano de serviço flexível e escalável, capaz de se adaptar às mudanças do seu negócio. Uma proposta clara e transparente evita surpresas futuras e garante que todos os aspectos do contrato sejam compreendidos.

Implementação e gestão contínua

Após a escolha do parceiro, inicia-se a fase de implementação. Isso envolve a instalação dos novos equipamentos, configuração de redes e treinamento dos usuários. A gestão contínua é um diferencial, com o fornecedor monitorando o desempenho, realizando manutenções preventivas e corretivas, e garantindo a reposição de suprimentos.

Acompanhar métricas de uso e relatórios de desempenho é fundamental para otimizar o processo e garantir que a terceirização esteja gerando os benefícios esperados. Uma comunicação aberta entre sua empresa e o fornecedor assegura a resolução rápida de quaisquer questões.

Passo a passo da implementação: 1. Planejamento: Definição de cronograma e responsabilidades. 2. Instalação: Configuração e testes dos equipamentos. 3. Treinamento: Capacitação dos usuários para o novo sistema. 4. Monitoramento: Acompanhamento do uso e performance. 5. Otimização: Ajustes e melhorias contínuas no serviço.

Escolhendo o parceiro ideal

Critérios para selecionar um bom fornecedor

A escolha do parceiro ideal é decisiva para o sucesso da terceirização. Além do preço, considere a reputação da empresa, a qualidade dos equipamentos oferecidos e a abrangência dos serviços. Um bom fornecedor deve ir além da simples locação, atuando como um consultor estratégico.

Verifique se a empresa possui certificações relevantes e se seus técnicos são qualificados. A transparência na comunicação e a clareza nas cláusulas contratuais são indicadores de um parceiro confiável.

Verificando a experiência e o suporte técnico

A experiência do fornecedor no mercado é um forte indicativo de sua capacidade de entrega. Empresas com muitos anos de atuação tendem a ter processos mais maduros e um conhecimento aprofundado das necessidades dos clientes. O suporte técnico é outro pilar fundamental.

Um suporte rápido e eficiente minimiza interrupções e garante a continuidade das operações. Pergunte sobre os SLAs (Service Level Agreements) e como a empresa gerencia chamados e problemas.

O exemplo da Aluguesuaimpressora, um braço da Prebianchi

Um exemplo de parceiro que se destaca é a Aluguesuaimpressora, um braço da Prebianchi. Fundada em 2002 por Rafael Prebianchi Rocha, a Prebianchi nasceu para suprir lacunas no atendimento técnico de pequenas e médias empresas, oferecendo suporte N1, N2 e N3 com alto nível de especialização.

Em 2010, identificando a necessidade dos clientes atuais, nasceu a Aluguesuaimpressora, focada em outsourcing, manutenção, bilhetagem e gestão completa do parque de equipamentos. A empresa demonstra a capacidade de entender as necessidades do mercado e propor soluções tecnológicas que impulsionam resultados, sendo uma referência no setor.

Serviços essenciais a considerar: * Manutenção preventiva e corretiva * Fornecimento e gestão de suprimentos * Monitoramento remoto dos equipamentos * Relatórios de uso e custos * Treinamento e suporte aos usuários

Perguntas frequentes sobre Como terceirizar o parque de impressão da sua empresa

Como a terceirização do parque de impressão pode reduzir custos?

A terceirização consolida todos os gastos com impressão em uma única fatura mensal. Isso elimina custos de aquisição de equipamentos, manutenção, estoque de suprimentos e depreciação, transformando despesas variáveis em fixas e previsíveis.

Qual a diferença entre comprar e terceirizar impressoras?

Comprar impressoras implica em um alto investimento inicial, responsabilidade pela manutenção, reposição de suprimentos e obsolescência. Terceirizar, por outro lado, transfere essas responsabilidades para o fornecedor, garantindo equipamentos atualizados e suporte especializado.

Quanto tempo leva para implementar um parque de impressão terceirizado?

O tempo de implementação varia conforme o tamanho e complexidade do parque. Geralmente, após a assinatura do contrato, a instalação e configuração podem levar de alguns dias a poucas semanas, dependendo da logística e do número de equipamentos.

Por que o suporte técnico é crucial na terceirização?

O suporte técnico garante a rápida resolução de problemas e a manutenção contínua dos equipamentos. Um bom suporte minimiza o tempo de inatividade, assegura a produtividade e otimiza o desempenho do parque de impressão.

O que é o outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão é a delegação da gestão completa do parque de impressão de uma empresa a um fornecedor especializado. Isso inclui a locação dos equipamentos, manutenção, fornecimento de suprimentos e monitoramento do uso.

Conclusão

A terceirização do parque de impressão se apresenta como uma estratégia inteligente para otimizar recursos, reduzir custos e aumentar a eficiência operacional. Ao delegar a gestão de equipamentos, sua empresa pode focar no core business, enquanto especialistas cuidam da infraestrutura de impressão.

Com o conhecimento adquirido sobre o processo de terceirização e os critérios para escolher o parceiro ideal, você está apto a tomar decisões informadas. Avalie suas necessidades, pesquise fornecedores e considere os benefícios de um serviço especializado.

Para dar o próximo passo e descobrir como a terceirização pode transformar a gestão de impressão da sua empresa, entre em contato com empresas especializadas e solicite uma avaliação personalizada.